Zásady ochrany osobných údajov
1. Kto sme?
Vaše osobné údaje spracúva:
IMPLEO, s.r.o.
IČO: 52 070 131
DIČ: 21 20 888 803
IČ DPH: SK21 20 888 803
Sídlo: Bernolákova 632/11 972 71 Nováky
(ďalej len „prevádzkovateľ“).
2. Čo je to spracúvanie osobných údajov a aké pojmy sú so spracúvaním spojené?
Úvodom by sme Vás radi oboznámili so základnými pojmami, ktoré sú uvedené v týchto Zásadách a ktoré Vám pomôžu lepšie tomuto dokumentu porozumieť. Ide o pojmy, ktoré sú definované v príslušných právnych predpisoch, pričom sa ich snažíme pre vás „preložiť“ do prístupnejšej a zrozumiteľnejšej podoby:
■ osobný údaj – akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, napríklad meno, priezvisko, rodné číslo, telefónne číslo, emailová adresa a.i.,
■ dotknutá osoba – fyzická osoba, ku ktorej sa osobné údaje vzťahujú,
■ spracúvanie osobných údajov – činnosť, ktorú prevádzkovateľ alebo sprostredkovateľ vykonáva s osobnými údajmi,
■ prevádzkovateľ – fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá určuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov; spracúvaním môže prevádzkovateľ poveriť sprostredkovateľa, ■ sprostredkovateľ – fyzická osoba alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorý spracúva osobné údaje pre prevádzkovateľa v jeho mene,
■ účel – dôvod, prečo prevádzkovateľ spracúva osobné údaje,
■ oprávnený záujem – záujem prevádzkovateľa alebo aj iného subjektu, z ktorého vyplýva potreba spracúvania osobných údajov, ak prevažuje nad záujmami dotknutej osoby, napríklad keď je dotknutá osoba klientom prevádzkovateľa,
■ príjemca – fyzická osoba, právnická osoba, orgán verejnej moci alebo iný subjekt, ktorému sú osobné údaje poskytované,
■ služba – akákoľvek zo služieb, ktoré vám ponúkame.
3. Aké osobné údaje spracúvame?
Spracúvame iba také osobné údaje, aby sme vám mohli poskytovať naše služby a podporu, aby sme dodržali naše zákonné povinnosti, a tiež aby sme chránili naše oprávnené záujmy.
Spracúvame najmä tieto kategórie osobných údajov:
■ Základné identifikačné údaje
Základné identifikačné údaje. Patrí medzi nich: meno a priezvisko, titul, adresa. Ak podnikáte ako fyzická osoba - podnikateľ alebo právnická osoba, ide aj o IČO, DIČ, IČ DPH a miesto podnikania/sídlo.
■ Kontaktné údaje
Medzi kontaktné údaje patrí napríklad telefónne číslo, e-mailová adresa a kontaktná adresa.
■ Informácie o produktoch a službách
Medzi tieto informácie patria informácie o našich službách.
■ Transakčné údaje
Primárne ide o informácie o platbách a bankovom účte.
■ Údaje zo životopisu
Medzi tieto údaje patrí napríklad dátum a miesto narodenia, vzdelanie, predošlí zamestnávatelia a iné údaje uvedené v životopise alebo v inom dokumente, ktorí ste nám zaslali.
4. Na aký účel spracúvame vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje spracúvame na základe týchto právnych základov:
a) Plnenie zmluvy
Vaše osobné údaje spracúvame za účelom uzatvorenia a plnenia zmluvy. Vaše osobné údaje nám na tento účel poskytujete vy, najmä v prípade zadávania objednávky, tzn. osobné údaje uvedené v zmluve sú spracúvané za účelom plnenia zmluvných práv a povinností.
b) Plnenie na základe oprávneného záujmu
Bod 5.
c) Keď je spracúvanie nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti alebo nevyhnutné podľa osobitných predpisov
Na základe požiadaviek, ktoré pre prevádzkovateľa vyplývajú z osobitných predpisov, najmä:
- zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (osobné údaje sú vedené na účely účtovníctva)
- zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (osobné údaje sú vedené na účel archivácie)
d) Spracúvanie na základe vášho súhlasu
Ak ste nám dobrovoľne zaslali váš životopis, motivačný list alebo iný dokument, žiadame vás, aby ste nám poskytli prostredníctvom emailu alebo písomne na adresu spoločnosti aj súhlas so spracovaním vašich osobných údajov za účelom uchádzania o zamestnanie, v opačnom prípade budú vaše žiadosti bez zbytočného odkladu likvidované.
5. Aký je náš oprávnený záujem?
Uchovávanie vašich osobných údajov prostredníctvom oprávneného záujmu považujeme ako právny základ na vymáhanie, preukazovanie a obhajovanie právnych nárokov, predchádzaniu podvodov a ochrany pred zneužívaním poskytovanej služby.
6. Ako môžete súhlas odvolať?
Súhlas so spracúvaním osobných údajov je založený na princípe dobrovoľnosti. To znamená, že ho môžete kedykoľvek odvolať.
Čo by malo odvolanie súhlasu obsahovať?
■ Kto odvolanie podáva (uveďte prosím vaše meno a priezvisko, titul aby sme vedeli, kto ste)
■ Uveďte, komu odvolanie podávate.
■ Uveďte výslovne, že si neželáte, aby sme ďalej spracúvali vaše osobné údaje
■ Váš vlastnoručný podpis (v prípade písomnej formy odvolania).
Akým spôsobom môžem odvolanie poslať?
Odvolanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov, je možné poslať v písomnej podobe na korešpondenčnú adresu spoločnosti, a to z toho dôvodu, aby sme mali o Vašom odvolaní riadny záznam (nezabudnite prosím odvolanie podpísať) alebo elektronicky na emailovú adresu.
7. Komu vaše údaje poskytujeme?
Vaše osobné údaje spracúvame v maximálnej miere interne v rámci spoločnosti. Vaše osobné údaje poskytujeme iným subjektom len vtedy, ak je to nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania.
Pri spracúvaní vašich osobných údajov využívame služby preverených a zmluvne zaviazaných sprostredkovateľov, ktorí nám pomáhajú spracúvať a chrániť vaše osobné údaje v prípade vzájomnej dohody. Za účelom poskytovania našich služieb poskytujeme osobné údaje:
- Účtovná firma
- Právnym zástupcom spoločnosti - advokátske kancelárie
- Kuriérska spoločnosť
- Exekútori
- Obchodným partnerom za účelom plnenia zmluvy
- Bankám
- Orgány verejnej moci - súdy a orgány činné v trestnom konaní
Uvedení sprostredkovatelia sú tiež viazaní dodržiavaním striktných pravidiel na ochranu osobných údajov, vrátane dodržiavania mlčanlivosti tak, aby bol dodržaný čo najvyšší štandard právnej ochrany zodpovedajúci požiadavkám platných právnych predpisov v Slovenskej republike.
8. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
Účtovníctvo
a) Vaše osobné údaje spracúvame počas doby trvania príslušnej zmluvy so spoločnosťou, aby mohla spoločnosť vykonávať práva a povinnosti podľa tejto zmluvy. Po ukončení zmluvy a vysporiadaní všetkých práv a záväzkov súvisiacich s daným zmluvným vzťahom sú vaše osobné údaje uchovávané po dobu 10 rokov.
Vymáhanie pohľadávok/Súdne spory
a) Pri preukazovaní, uplatňovaní a obhajovaní právnych nárokov spoločnosti v sporoch spracúvame vaše osobné údaje do vydania právoplatného rozhodnutia alebo ukončenia vymáhania našich nárokov. Následne vaše osobné údaje spracúvané na tento účel uchovávame po dobu 10 rokov.
Registratúra
a) Registratúra sa zo zákona uchováva po dobu najviac 10 rokov.
9. Kam prenášame vaše osobné údaje?
Osobné údaje ktoré spracúvame za vyššie uvedenými účelmi neprenášame do tretích krajín.
10. Ako spracúvame vaše osobné údaje?
Vaše osobné údaje spracúvame v elektronickej a listinnej forme, pričom nevyužívame prostriedky automatizovaného individuálneho rozhodovania alebo profilovania. Listinná forma spracúvania Vašich osobných údajov sa vykonáva z dôvodu vedenia účtovníctva, spracovania zmluvných podkladov a pre potreby vedenia vymáhaní pohľadávok/súdnych sporov.
11. Ako zabezpečíme ochranu vašich osobných údajov?
Bezpečnosť vašich osobných údajov je pre nás prvoradá. Aby sme zabezpečili ochranu vašich osobných údajov, prijali sme potrebné technické a organizačné opatrenia.
Technické prostriedky na spracúvanie osobných údajov sú náležite zabezpečené heslami, ktoré poznajú len oprávnené osoby. Tieto technické prostriedky sú uložené v našich priestoroch, pričom sa nevynášajú ani neprenášajú. Prístup k nim majú len poverené osoby, ktoré sú riadne poučené, ovládajú našu interné predpisy a smernice upravujúce nakladanie s osobnými údajmi.
12. Aké máte práva podľa GDPR?
a) Právo na prístup k údajom
Máte právo vedieť, či spracúvame vaše osobné údaje. Pokiaľ tieto spracúvame, môžete nás požiadať o prístup k údajom. Na základe vašej žiadosti vydáme potvrdenie s informáciami o spracúvaní vašich osobných údajov našou spoločnosťou.
b) Právo na opravu
Máte právo na to, aby vaše osobné údaje, ktoré spracúvame, boli správne, úplné a aktuálne. Pokiaľ sú vaše osobné údaje nesprávne alebo neaktuálne, môžete nás požiadať o opravu alebo doplnenie.
c) Právo na vymazanie
Za určitých okolností máte právo, aby sme vaše osobné údaje vymazali. O vymazanie vašich údajov nás môžete požiadať kedykoľvek. Vaše osobné údaje vymažeme, ak
- už vaše osobné údaje nepotrebujeme pre účel, na ktorý ste nám ich poskytli;
- odvoláte svoj súhlas;
- namietate voči spracúvaniu vašich osobných údajov;
- spracúvame vaše osobné údaje nezákonne;
- osobné údaje musia byť vymazané, aby sa tým splnila zákonná povinnosť;
d) Právo na obmedzenie spracúvania
Môžete nás požiadať, aby sme obmedzili spracúvanie vašich osobných údajov. Pokiaľ vašej žiadosti vyhovieme, vaše osobné údaje budeme iba uchovávať a ďalej s nimi pracovať nebudeme. K obmedzeniu spracúvania vašich údajov dôjde, ak
- nám oznámite, že vaše osobné údaje sú nesprávne, a to až dokým neoveríme ich správnosť;
- spracúvame vaše osobné údaje nezákonne, avšak vy nesúhlasíte s ich vymazaním a na miesto toho žiadate, aby sme spracúvanie vašich osobných údajov len obmedzili;
-vaše údaje už nepotrebujeme, ale potrebujete ich vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich práv;
- namietate voči spracúvaniu vašich osobných údajov, a to až kým neoveríme, či naše oprávnené záujmy prevažujú nad vašimi dôvodmi.
e) Právo na prenosnosť údajov
Máte právo žiadať, aby sme vám poskytli vaše osobné údaje v elektronickej forme, ktorá vám umožní ľahko si preniesť údaje do inej spoločnosti. Vašej žiadosti vyhovieme v prípade, že ste nám poskytli osobné údaje priamo vy a dali ste nám na ich spracúvanie súhlas.
f) Právo namietať
Máte právo namietať, že spracúvame vaše osobné údaje. Na základe námietky vaše osobné údaje vymažeme. Ak vaše osobné údaje spracúvame v nasledovných prípadoch:
- na základe súhlasu,
- z dôvodu nášho oprávneného záujmu,
môžete namietať ich spracúvanie, ak máte na to osobné dôvody.
13. Vybavenie žiadostí
Všetkými vašimi žiadosťami sa budeme zaoberať a o výsledku jej vybavenia vás budeme informovať rovnakým spôsobom, ako žiadosť podáte. Pri vybavovaní vašej žiadosti o výkon práva dotknutej osoby podľa GDPR vás môžeme požiadať o dôveryhodné overenie vašej totožnosti.
Každá Vaša žiadosť o výkon práva dotknutej osoby bude individuálne a kompetentne posúdená, pričom o výsledku Vás budeme vždy informovať najneskôr do jedného mesiaca od prijatia žiadosti. Proces vybavenia žiadosti spojenej s výkonom práva dotknutej osoby podľa GDPR je bezplatné.
V prípade, ak by sme Vašu žiadosť o výkon práva dotknutej osoby nevybavili podľa Vašej mienky v súlade s GDPR, máte možnosť podať sťažnosť dozornému orgánu (www.dataprotection.gov.sk).